UMKM Mau Maju? Jangan Abaikan Pencatatan Keuangan. Begini Cara Memulainya

Tiap hari mesin kasir berbunyi, tanda ada transaksi, ada penjualan, produk terjual, berarti ada penghasilan. Tapi mengapa ada UMKM yang tidak bisa membayar tagihan? Seharusnya banyak penjualan membuat finansial tidak menjadi masalah.

Faktanya permasalahan ini bukan karena kurangnya pemasukan, tapi karena hal sederhana yakni pencatatan keuangan. Inilah penyebab lebih dari 80% UMKM terpaksa tutup karena tidak ada kejelasan alur keuangan.

Berikut akan dibahas cara mudah mengelola keuangan UMKM menggunakan kas harian, pencatatan mingguan, hingga laporan bulanan sederhana.

#1 Pentingnya Mencatat Keuangan Secara Rutin

Pencatatan yang dilakukan secara konsisten dan sistematis membuat si pemilik usaha bisa mengendalikan bisnisnya dengan lebih baik. Benefitnya dapat membantu UMKM memahami kondisi bisnis mereka secara nyata, bukan asumsi.

Jika pencatatan dilakukan dengan konsisten maka si pemilik usaha akan terbantu dalam banyak aspek seperti:

a.Memantau arus kas (cash flow)

Bisnis akan tetap berjalan meskipun laba kecil, tapi akan tersendat jika arus kas ke arah negatif. Dengan pencatatan keuangan harian, pemilik usaha dapat melihat berapa uang masuk, uang keluar, dan saldo akhir setiap hari.

b.Menghitung laba rugi dengan benar

Omzet besar tidak selalu berarti keuntungan. Kenapa begitu? Karena keuntungan baru terlihat setelah dikurangi biaya-biaya. Di sinilah akan terlihat berapa laba kotor, berapa biaya operasional, dan laba bersihnya.

c.Mencegah kebocoran uang

Pencatatan yang dilakukan dengan rapi akan memudahkan pemilik UMKM mengendus tindakan kecurangan yang mungkin dilakukan dari internal Perusahaan.

#2 Langkah Dasar Merapikan Keuangan

“Mulai saja dulu, jangan menunggu sempurna,” Satu realita yang bisa menyadarkan pelaku usaha untuk melakukan merapihkan pelaporan keuangan mereka dari cara yang paling fundamental.

Terbukti banyak UMKM akhirnya bisa menjalankan usahanya dengan lebih baik dan stabil setelah memulai beberapa hal mendasar berikut:

a.Pisahkan uang pribadi dan usaha

Hindari menggabungkan belanja rumah tangga dengan keperluan usaha. Hal ini terkesan sepele, tapi jika berlangsung dalam kurun waktu tertentu maka akan menyulitkan saat penyusuanan laporan keuangan Perusahaan.

b.Gunakan rekening bank khusus usaha

Transaksi yang terpisah mempermudah analisis dan pelaporan. Manfaatnya akan memudahkan proses Analisa keuangan dan penghitungan laba, lebih profesional ketika bertransaksi dengan pelanggan atau supplier, dan memudahkan Perusahaan ketika hendak mengajukan kredit usaha di bank karena semua transaksi terstruktur dan lebih rapi.

c.Gunakan buku kas sederhana

Buku kas adalah alat paling dasar dan penting dalam manajemen keuangan UMKM. Tidak perlu terlalu rumit, cukup buat dalam bentuk buku tulis, Excel, atau aplikasi. Kuncinya di konsistensi untuk meng-update semua transaksi di setiap harinya.

#3 Buku Kas Harian: Fondasi Keuangan UMKM

Buku kas harian adalah alat sederhana yang menentukan apakah pemulik usaha benar-benar memahami kondisi keuangannya. Ini lebih dari sekadar buku catatan, tetapi alat kontrol utama untuk memastikan uang yang masuk dan keluar tercatat setiap hari.

Apa saja yang perlu dan wajib dicatat secara rutin?

Penjualan tunai
Catat setiap penerimaan kas yang diterima pelanggan pada hari ini (tunai, transfer bank, QRIS, atau e-wallet).
Penerimaan lain
Termasuk piutang dibayar, refund supplier.
Pembelian bahan baku,
Pengeluaran operasional (transport, listrik, paket online), dan
Penarikan pribadi (Prive)

Ini disebut prive, wajib dicatat agar laporan laba/rugi tidak salah dan arus kas tetap jelas.

Namun nyatanya UMKM kerap melakukan beberapa kesalahan seperti tidak mencatat pengeluaran kecil karena dianggap sepele, mencampur uang pribadi, catatan tidak di-update setiap hari, tanggal dan nominal tidak lengkap.

Dampaknya ketidakakuratan pada biaya operasional yang terlihat kecil, padahal lebih besar. Ini menyebabkan perhitungan laba/rugi menjadi tidak akurat.

#4 Pencatatan Mingguan & Bulanan: Langkah Penting Terkontrolnya Keuangan UMKM

Walaupun buku kas harian sudah terisi dengan semua transaksi, UMKM tetap membutuhkan pemeriksaan mingguan dan bulanan agar tetap akurat dan bisa diolah menjadi laporan keuangan.

Tanpa pengecekan rutin, pencatatan harian mudah sekali meleset, baik karena human error (lupa atau keliru memasukkan jumlah). Ini tiga proses penting yang perlu dilakukan UMKM:

a. Rekonsiliasi kas mingguan

Caranya dengan mengecek saldo akhir di buku kas harian, hitung uang kas fisik, cek saldo rekening. Cocokkan semua angkanya. Jika ditemukan perbedaan seperti: ada transakasi yang lupa dicatat, ada pembelian yang belum terbukukan, dll.

b. Penyesuaian sederhana (adjustments)

Penyesuaian dilakukan untuk mengoreksi hal-hal yang tidak tercatat di buku kas harian, tetapi memengaruhi keuangan bisnis. Misalnya: Stok berkurang karena rusak, pembulatan transaksi e-wallet, ongkos admin bank.

c. Pengelompokan biaya bulanan

Biaya operasional minimal dikelompokkan menjadi beberapa kategori:

o Bahan baku / pembelian,

o Gaji / tenaga kerja,

o Sewa tempat,

o Transport & pengiriman,

o Listrik, internet, dan biaya marketing. Pengelompokan seperti ini akan memudahkan pembuatan laporan laba/rugi.

#5 Laporan Keuangan yang Wajib Dibuat UMKM

Keseharian pelaku UMKM disibukkan dengan kegiatan operasional perusahaan. Mereka menganggap, “Ah gampang, nulis laporannya nanti aja!”

Sampai akhirnya sadar kalau sebentar lagi sudah menjelang tutup tahun dan mereka belum pernah membuat laporan apa pun. Alhasil, semua pembukuan dilakukan seadanya. Hal ini berisiko pada kesalahan pencatatan.

Untuk mengantisipasi hal tersebut ada tiga laporan keuangan yang sebaiknya disusun berkala:

1.Laporan Laba Rugi (Profit and Lost Statement)

Menunjukkan apakah usaha untung atau rugi dalam periode tertentu. Informasi yang ditampilkan: Penjualan (omzet), HPP/biaya bahan baku, Biaya operasional, dan Laba bersih (profit).

Contoh UMKM di bidang retail penjualan baju:

Keterangan Jumlah

Omzet 12.000.000

HPP 5.000.000

Biaya Operasional 3.000.000

Laba Bersih 4.000.000

2. Neraca (Balance Sheet)

Di dalam Neraca ada posisi keuangan bisnis pada suatu tanggal, yaitu: Aset, Utang, dan Modal. Ini membantu pemilik melihat kekuatan finansial usahanya.

Contoh UMKM toko kosmetik kecil memiliki posisi neraca per 31 Maret:

Komponen Nilai

Kas 4.500.000

Stok 1.700.000

Peralatan 5.000.000

Utang ke supplier 2.400.000

3. Laporan Arus Kas (Cash Flow Statement)

Pada Laporan Arus Kas menunjukkan dari mana uang masuk dan ke mana uang tersebut keluar di periode tertentu.

Adapun periodik laporan keuangan mencakup:

-Bulanan; untuk pemilik usaha memonitor kesehatan bisnis.

-Triwulan (3 bulanan); untuk mengevaluasi strategi,

-Tahunan; untuk kebutuhan pajak & perencanaan modal.

#6 Tools yang Bisa Membantu UMKM

Dalam proses pencatatan, kita tidak harus menggunakan software mahal dan rumit. Pilihan perangkat lunak bisa disesuaikan dengan kebutuhan:

a. Excel Template

Bisa digunakan offline

Fleksibel dan mudah dimodifikasi

Banyak template gratis di internet

b. Google Spreadsheet

-Cocok untuk tim yang butuh kolaborasi

-Bisa diakses dari HP

-Otomatis tersimpan di cloud

c. Aplikasi Akuntansi - Accurate Online

Accurate Online merupakan software akuntansi berbasis cloud yang kian populer di kalangan pebisnis di Indonesia. Fitur lengkap, sederhana, dengan harga terjangkau untuk laporan mengerjakan keuangan dan perpajakan.

Software ini cocok untuk UMKM yang ingin laporan otomatis yang dilengkapi fitur rekonsiliasi bank secara otomatis. Persediaan barang juga dapat dipantau dengan akurat (berkurang otomatis setiap ada transaksi). Software ini dapat dioperasikan dengan sisterm Multi-User untuk Tim Cocok untuk jenis usaha dengan beberapa tim teringerasi di dalamnya seperti

bagian admin, gudang, dan kasir. Dapat dipergunakan di Handphone untuk cek omzet, input transaksi, dll. Aplikasi membuat laporan otomatis tanpa repot membuat formula.

#7 Merasa Kesulitan dan Butuh Bimbingan?

Buat para pelaku usaha yang ingin belajar keuangan & pajak dari nol supaya usaha lebih rapi, kamu bisa mulai dari Kelas Dasar Akuntansi & Pajak di Kawan Belajar Pajak (KBP). Formatnya cocok untuk pemilik UMKM dan sangat mudah diikuti meski tanpa background akuntansi.

Di era persaingan yang makin ketat, punya keuangan rapi adalah kunci agar usaha bertahan lama. Dengan buku kas harian, pencatatan mingguan, serta laporan bulanan sederhana, pemilik UMKM bisa mengontrol bisnis dengan lebih baik dan terhindar dari kebocoran keuangan. Mulailah dari langkah sederhana, tidak menunda-nunda, dan tingkatkan sistem pencatatan seiring berkembangnya usaha.